Administratie en boekhouden voor ondernemers

Uw administratie inrichten kan even een klus zijn, maar als de basis goed staat, dan heeft u daar heel lang voordeel van. Uw administratie laat zien hoe uw bedrijf financieel ervoor staat. U gebruikt uw administratie om uw bedrijf te sturen. Bovendien staat in de wet dat u een bedrijfsadministratie moet bijhouden en bewaren.

Een administratie bestaat uit verschillende mappen met documenten en uw boekhouding. Een goede administratie is de basis voor uw bedrijf. U krijgt inzicht in uw financiën. Hiermee kunt u vervolgens beslissingen nemen voor een gezond bedrijf. 

Dit zet u in uw administratie

De Belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en boekhouding. Neem in ieder geval dit op in uw administratie:

• facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
• bij- en afschriften van uw zakelijke rekening
• kasadministratie
• contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• urenadministratie
• reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
• modelovereenkomst (wet DBA)
• bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en berichten.

Bewaar administratie 7 tot 10 jaar

De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is minimaal tien jaar. De basisgegevens van uw administratie bewaart u minimaal zeven jaar. Deze basisgegevens zijn in ieder geval:

• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• loonadministratie

Bewaart u de gegevens digitaal? Zorg dan dat u tijdens de bewaartermijn bij alle gebruikte programma’s en opgeslagen informatie kunt. Dat betekent ook dat u toegang moet houden tot (betaalde) programma’s die u niet meer gebruikt. Houd daar rekening mee.

Boekhouding uitbesteden of zelf doen

U kunt uw financiële administratie zelf doen of uitbesteden. Bij uitbesteden doet iemand anders voor u de administratie. Bijvoorbeeld NAHV Accountants & Adviseurs. Onze financiële specialisten helpen met het opzetten van uw administratie. Wij geven ook advies en zijn op de hoogte van de actuele belastingvoordelen. Het kost geld, maar het levert u vaak ook geld op. Bijvoorbeeld via belastingvoordelen of besparingen. 

Tips

• Laat u de boekhouding doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
• Vraag meerdere offertes op, geef uw verwachtingen aan en maak duidelijke afspraken.
• Kijk aan het eind van elke periode wat het uitbesteden u heeft opgeleverd aan bijvoorbeeld belastingvoordeel of besparingen. Tel hierbij ook de uren mee die u anders zelf aan administratie en boekhouden had moeten besteden. Want tijd is ook geld.
• Gaat u zelf de boekhouding doen? Overweeg dan een digitale boekhouding en het gebruik van een (online) boekhoudpakket.
• Houdt wekelijks uw administratie bij. Zo houdt u overzicht en inzicht.
• De kosten die u hebt gemaakt voor uw bedrijf voordat u was ingeschreven, zijn aanloopkosten. Die mag u aftrekken van de belasting.
• Heeft u vragen over belastingzaken? Neem gerust contact met ons op.

Beslissingen nemen

Wanneer u de administratie goed bijhoudt, kunt u op tijd beslissingen nemen voor uw bedrijf. Enkele voorbeelden: kijk naar uw begroting en uw werkelijke uitgaven. Hoe eerder u kunt bijsturen, hoe minder problemen u krijgt. Controleer de in- en uitgaven op uw zakelijke bankrekening. Is er niks dubbel afgeschreven? Betalen klanten u op tijd of moet u vaak een herinnering sturen? Kijk of u dat proces kunt verbeteren. Ziet u een stijging in kosten, onderzoek dan wat u hieraan kunt doen. 

Video financieel inzicht

Iedere ondernemer wil een financieel gezond bedrijf. Daarbij is financieel inzicht belangrijk. Dan kunt u de juiste beslissingen nemen en grip houden op uw bedrijf. Vergroot uw financiële inzicht met de tips uit de video ‘Financieel inzicht vergroten’.

Handboek Ondernemen

Gebruik het gratis Handboek Ondernemen van de Belastingdienst (pdf-bestand). Het geeft uitleg over uw fiscale rechten en plichten. Bijvoorbeeld over welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van uw bedrijf stelt.

Het verzorgen van de administratie kost over het algemeen veel tijd en is daarnaast ook nog eens het meest risicovolle onderdeel bij een onderneming. Immers bij misverstanden kan dit gevolgen hebben, voor uzelf, uw medewerkers of de belastingen. Het is daarom heel belangrijk om te beoordelen of u zelf de administratie wilt verzorgen of dat het geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed aan de accountant.

Uiteraard kunnen wij deze aspecten met u overleggen en vervolgens over adviseren. Onze administratieve dienstverdeling is zo ingericht dat wij u van dienst kunnen zijn op de gebieden die u wenst.