Balansdossier als spiegel van administratieve processen
Het balansdossier is onderdeel van een periodieke financiële afsluiting, bijvoorbeeld de maand-, kwartaal- of jaarafsluiting. Bij het opstellen van het balansdossier lopen ondernemers er nogal eens tegenaan dat hun administratieve processen niet gestructureerd genoeg verlopen. Drie tekenen waaraan u kunt zien dat de administratie extra aandacht nodig heeft.
Het belang van een goed balansdossier
Een balansdossier is een dossier waarin onder verantwoordelijkheid van de financiële eindverantwoordelijke documentatie wordt vastgelegd van de uitgevoerde werkzaamheden tijdens de periodieke afsluiting. Het balansdossier is verdeeld in diverse onderdelen, meestal gerelateerd aan de posten in de jaarrekening of aan grootboekrekeningen in de saldibalans.
De cijfers die opgenomen worden in de jaarrekening dienen om zowel intern als extern verantwoording af te leggen over de afgelopen periode. Deze cijfers kunnen tevens input zijn voor rapportages die worden verstrekt aan management (team), business unit leiders, aandeelhouders, financiers, belastingdienst, kamer van koophandel, etc. Tevens is het balansdossier een belangrijke bron bij latere (fiscale) onderzoeken.
Onjuistheden of onvolledigheid in het balansdossier kunnen hierdoor een grote financiële impact tot gevolg hebben of leiden tot arbeidsintensieve herstelwerkzaamheden.
Drie tekenen dat het beter kan
Bij het opstellen van een balansdossier zijn er enkele valkuilen die regelmatig terugkomen. Daarvan noemen wij er hier drie, die erop wijzen dat de administratieve processen niet soepel genoeg lopen:
- De benodigde stukken voor het balansdossier zijn intern niet (tijdig) beschikbaar of er is onduidelijkheid over de interpretatie van deze stukken.
- Het balansdossier bevat onjuistheden zoals specificaties die niet aansluiten op de laatste kolommenbalans, onjuist toegepaste waarderingsgrondslagen, schattingsposten die onvoldoende onderzocht en onderbouwd zijn en daardoor nog aangepast moeten worden.
- Er zijn onvoldoende (zichtbare) interne controles uitgevoerd op het balansdossier.
Mogelijke gevolgen
Een en ander leidt er geregeld toe dat het balansdossier niet compleet blijkt. Hierdoor moeten herstelacties plaatsvinden die het afsluitproces vertragen. Deze vertraging kan op zijn beurt weer ongewenste consequenties hebben voor afgesproken deadlines, bijvoorbeeld met financiers of aandeelhouders. Een ander mogelijk vervelend gevolg is te late beschikbaarheid van (juiste en volledige) interne stuurrapportages.
Dat het opstellen van een balansdossier te veel arbeidstijd kost heeft ook tot gevolg dat de controller deze tijd niet kan besteden aan de invulling van de business partner rol. Belangrijke interne analyses, prognoses, of scenario’s die waarde toevoegen aan de onderneming worden uit tijdnood overgeslagen of uitgesteld.
In de praktijk constateren wij verder dat het niet altijd mogelijk is om de oorzaak, onderbouwing, gehanteerde veronderstellingen van een boeking uit het verleden te achterhalen omdat bedrijven niet beschikken over een kwalitatief goed balansdossier.
Solide balansdossier vereist gestructureerd proces
Indien u vaststelt dat veelvuldig correcties in de financiële verantwoording worden uitgevoerd, de financiële afdeling relatief veel tijd nodig heeft om een periode af te sluiten, belangrijke stuurinformatie niet tijdig aanwezig is of accountantskosten toenemen, is het verstandig om versterking in te roepen om de oorzaken boven water te krijgen en hiervoor specifieke oplossingen te zoeken. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van:
- onvoldoende capaciteit op de financiële afdeling om op een gestructureerde wijze het balansdossier op te stellen.
- een (tijdelijk) gebrek aan personeel met de juiste competenties, kennis en of ervaring om een kwalitatief goed dossier op te stellen.
- incidentele of complexe posten waar uw organisatie nog geen ervaring mee heeft.
Wij kunnen u (tijdelijk) ondersteunen om de werkzaamheden die benodigd zijn tijdig uit te voeren, zodat u de focus op de business behoudt. Onze medewerkers beschikken over de competenties, kennis én ervaring om u te helpen of uw medewerkers op te leiden.
Het doel is om uw financiële afdeling zo in te richten dat u continu over een gestructureerd proces beschikt dat leidt tot een kwalitatief goed balansdossier en tijdige beschikbaarheid van stuurinformatie.
Heeft u nog vragen over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.
Bron: www.deloitte.nl