Handreiking intermediaire kosten

In deze handreiking leest u wat intermediaire kosten zijn. U komt te weten waarom het belangrijk is dat u nagaat of sprake is van intermediaire kosten. Ook vindt u voorbeelden van wat wel en wat geen intermediaire kosten zijn. Tot slot leest u hoe u om moet gaan met intermediaire kosten die onder een vaste kostenvergoeding vallen.

Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet en later van de werkgever terugkrijgt. De vergoeding van deze kosten is geen loon voor de werknemer. De werkgever kan deze onbelast vergoeden.

Geen eindheffingsloon
Omdat de vergoeding van intermediaire kosten geen loon is kunt u deze niet aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. U hoeft niet te onderzoeken of voor de vergoeding een gerichte vrijstelling geldt. Ook komt deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte.

Voorbeelden
Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van intermediaire kosten:

• Kosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren.
  Voorbeeld: Markeerstiften die een werknemer koopt en meeneemt naar kantoor.
  Voorbeeld: De werkgever bestelt een notebook en de werknemer schiet de rekening voor.
• Kosten die gemaakt worden voor zaken die tot het vermogen van de werkgever horen en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld.
  Voorbeeld: De benzinekosten voor de auto van de zaak die de werknemer betaalt.
• Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer.
  Voorbeeld: Een receptioniste neemt van de koerier een rembourszending aan. Op dat moment is de werknemer die de kleine kas beheert niet aanwezig. De receptioniste betaalt de koerier uit eigen portemonnee.
• Kosten voor de externe representatie van de werkgever.
  Voorbeeld: Een fles wijn voor een klant die een werknemer koopt.
  Voorbeeld: Het gedeelte van de dinerkosten dat betrekking heeft op de zakenrelatie. De werknemer schiet de rekening voor.

Geen intermediaire kosten
Hieronder vindt u voorbeelden van kosten die een werkgever vergoedt, maar die géén intermediaire kosten zijn. De reden hiervoor is dat deze documenten op naam van de werknemer staan en alleen de werknemer deze kan aanvragen.

• Verklaring omtrent gedrag (VOG)
• Rijbewijs
• (Tweede) paspoort

Als de werkgever deze vergoedt, is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte. Er geldt geen gerichte vrijstelling voor.

Vaste kostenvergoeding
Geeft een werkgever een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten? Dan moet hij een kostenonderzoek doen. Doet hij dit niet dan is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Meer over intermediaire kosten in een vaste kostenvergoeding leest u in de handreiking “Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?”

Meer informatie over intermediaire kosten
Hoofdstuk 4.12.2 Handboek Loonheffingen

Indien u nog vragen heeft over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.

Bron: https://ffd.pleio.nl/news/view/58797391/handreiking-intermediaire-kosten/