Let op! Wijzigingen BTW voor leveringen binnen EU

In 2015/2016 heeft de EU een plan gelanceerd om het huidige btw-stelsel verder om te vormen tot één EU btw-gebied (Single EU VAT Area) tegen 2022.

Er zijn al verschillende initiatieven in gang gezet, zoals de speciale EU-regeling voor kleine ondernemers en btw-heffing op de digitale handel in relatie tot platforms, geïntensiveerde administratieve samenwerking en afstandsverkopen, maar de verwachting is dat de richtdatum voor invoering van het definitieve systeem per 2022 enkele jaren zal worden vooruitgeschoven.

Een belangrijke tussenstap is 1 januari 2020. De lidstaten moeten dan vier Quick Fixes hebben geïmplementeerd die bedoeld zijn om de dagelijkse werking van het btw-stelsel voor grensoverschrijdende B2B-handel tussen lidstaten te verbeteren. Deze Quick Fixes hebben gevolgen voor uw administratieve systemen, btw-registraties, contracten, (elektronische) documenten en facturen.

QF 1: Btw-identificatienummer

Onder de huidige regelgeving mag een ondernemer het btw-nultarief toepassen op intracommunautaire leveringen wanneer hij – kort gezegd – kan aantonen dat de goederen aan een andere ondernemer zijn geleverd en de goederen de lidstaat van vertrek fysiek hebben verlaten.

Het Europese Hof van Justitie heeft diverse malen geoordeeld dat het btw-identificatienummer van de afnemer voor toepassing van het btw-nultarief geen materiële eis is. Dit zal veranderen onder de nieuwe regelgeving die het gebruik van het btw-identificatienummer van de afnemer verplicht stelt voor toepassing van het btw-nultarief.

Gebruik van een correct btw-nummer wordt noodzakelijk
Het praktische gevolg is dat ondernemers alle btw-identificatienummers van afnemers in hun (ERP-)systeem moeten vastleggen. Zij moeten immers facturen uit kunnen reiken waarop naar het juiste btw-identificatienummer van de afnemer wordt verwezen en zij moeten hun Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (Opgaaf ICP) juist kunnen indienen.

Het is daarom belangrijk om deze btw-identificatienummers op periodieke basis (of zelfs bij elke verzending) te valideren/controleren in het EU VIES-systeem. Het goed documenteren van deze controles is daarbij ook van groot belang. Zo wordt gewaarborgd dat, op het moment van van de intracommunautaire levering, het btw-nultarief correct is toegepast.

Het indienen van een correcte Opgaaf ICP wordt een voorwaarde voor het mogen toepassen van het btw-nultarief. Er zal worden voorzien in een herstelregeling, waarbij de leverancier een eventuele omissie kan herstellen.

QF 2: Aantonen toepassing btw-nultarief bij ICL

In de EU Uitvoeringsverordening is een regeling opgenomen voor het leveren van het bewijsmateriaal dat nodig is om het btw-nultarief voor intracommunautaire leveringen toe te kunnen passen. Deze verordening heeft rechtstreekse werking, zodat geen implementatie nodig is.

Ingeval de leverancier het vervoer regelt, of het vervoer namens hem wordt geregeld, bestaat het bewijs – dat de goederen naar een andere lidstaat zijn verzonden of vervoerd – minstens uit twee onafhankelijk van elkaar opgesteld bewijsstukken. U kunt bijvoorbeeld denken aan de combinatie van een ondertekende CMR en een polis van de desbetreffende transportverzekering.

Wanneer de de afnemer het vervoer regelt, moet de leverancier daarnaast ook een schriftelijke ontvangstverklaring van de afnemer in zijn bezit hebben.

Het is belangrijk te benadrukken dat alle bewijsmiddelen die momenteel zijn toegestaan op basis van het beleid van de verschillende EU belastingautoriteiten en (Europese of nationale) jurisprudentie ook nog geldig blijven. De Uitvoeringsverordening voorziet in bewijsmogelijkheden die in ieder geval als voldoende worden beschouwd om het btw-nultarief voor intracommunautaire leveringen te bewijzen. De rechtszekerheid voor belastingplichtigen wordt hierdoor verbeterd. Daarnaast stelt het belastingplichtigen in staat hun aanpak om efficiënt met bewijsmateriaal om te gaan in de hele EU te standaardiseren.

QF 3: Voorraad op afroep

In het geval van voorraad op afroep verplaatst een leverancier goederen naar een magazijn/opslaglocatie van een bekende afnemer. Dit stelt de afnemer in staat de goederen op een later moment uit de voorraad te halen en daardoor de voor de btw relevante levering tot stand te brengen.

De fysieke overbrenging naar een opslagplaats in de andere lidstaat leidt volgens het huidige btw-systeem voor de leverancier tot een fictieve intracommunautaire levering in de lidstaat van vertrek en een fictieve intracommunautaire verwerving in het land waar de opslagplaats is. Het uit de voorraad halen van goederen op een later tijdstip is dan een binnenlandse levering. De leverancier moet zich dan in beginsel in de lidstaat waar de voorraad ligt registreren en aan alle btw-verplichtingen voldoen. Een aantal lidstaten had eigen lokale vereenvoudigingsregels om btw-registratie te voorkomen en ’timings-verschillen’ in aangiften te vermijden.

Regeling voor voorraad op afroep wordt geharmoniseerd
De nieuwe regels over de voorraad op afroep voorzien in een uniforme regeling waardoor de overbrenging van de voorraad op afroep nu in elke lidstaat gelijk wordt behandeld. Onder de nieuwe regeling vormt de fysieke overdracht onder voorwaarden geen fictieve intracommunautaire levering, zodat de leverancier zich niet in de lidstaat van de afnemer hoeft te registreren. Eén van de voorwaarden is dat de goederen binnen een jaar worden afgeroepen door de afnemer.

De nieuwe regeling vereist dat de leverancier en de afnemer de goederenbeweging apart vastleggen in hun bedrijfsadministratie. Goederen die op deze manier grensoverschrijdend vanuit Nederland worden vervoerd en daarna geleverd, moeten door de leverancier separaat in twee Opgaven ICP worden verantwoord. Bij de fysieke overbrenging moet de leverancier enkel inzicht geven in de identiteit van de afnemer en zijn btw-identificatienummer. Bij de levering moeten de bekende gegevens worden gegeven (zoals het verkoopbedrag).

Bij goederen die individueel niet te volgen zijn, zoals vervangbare, soortgelijke en identieke (bulk-)goederen kan worden aangesloten bij het voorraadsysteem. Er is verder geen sprake van een belaste intracommunautaire overbrenging bij kleine verliezen door vernietiging, verlies of diefstal van de goederen uit de voorraad op afroep.

De voor deze regeling benodigde IT-systemen van de belastingdienst zullen pas per 1 april 2020 volledig gereed zijn. Tot die tijd kunnen ondernemers in bepaalde gevallen nog geen Opgaaf ICP doen voor de voorraad op afroep. Naar het zich laat aanzien staat dit echter niet in de weg aan toepassing van deze regeling.

Wij adviseren u om de huidige btw-behandeling van uw voorraad op afroep, consignatievoorraden en vergelijkbare situaties te beoordelen om inzicht te krijgen in de nemen stappen om gebruik te maken van deze regeling. Daarbij zijn documentbeheer en afstemming op voorraad-beheergegevens van cruciaal belang om in 2020 op dit vlak btw-compliant te zijn.

QF 4: Ketentransacties

Bij grensoverschrijdende ketentransacties is sprake van opeenvolgende leveringen van goederen tussen handelaren waarbij slechts één grensoverschrijdend transport plaatsvindt, meestal van de eerste naar de laatste partij in de keten.

In de keten kan maar één van de leveringen als intracommunautaire levering worden aangemerkt waarvoor het btw-nultarief geldt. De andere leveringen in de keten leiden tot ‘lokale’ btw-heffing en btw-identificatie in de betreffende lidstaat.

De toewijzing van de transportbeweging aan één van de leveringen leidt vaak tot discussies met de belastingautoriteiten in de betrokken lidstaten. Dit leidt tot onzekerheid voor bedrijven en extra administratieve verplichtingen. Dit is met name het geval als een tussenpersoon het transport regelt, wat het onderwerp is geweest van talloze zaken van het Europese Hof van Justitie.

De nieuwe regeling per 1 januari 2020 schrijft dwingend voor in welke schakel de intracommunautaire transactie plaatsvindt.

Wijziging ketentransacties verduidelijkt schakel nultarief intra-EU levering
De nieuwe regeling houdt in dat de levering aan de tussenhandelaar als de met het nultarief belaste intracommunautaire levering wordt aangemerkt, mits deze tussenhandelaar het transport regelt dan wel het transport op zijn naam wordt geregeld.

Dit is anders wanneer de tussenhandelaar zijn btw-identificatienummer heeft verstrekt aan zijn leverancier in de lidstaat van vertrek. Dan wordt de tussenhandelaar die het transport regelt geacht zelf de, met het nultarief belaste, intracommunautaire levering te verrichten in plaats van zijn leverancier. De eerste levering is dan een lokale levering, gewoonlijk belast tegen het lokale btw-tarief.

We raden u aan uw huidige ketens (supply chains) te beoordelen
om inzicht krijgen in de te nemen stappen om te voldoen aan de voorwaarden voor toepassing van de nieuwe regeling per 2020. Een goed detailoverzicht van uw supply chains en wie per transactie verantwoordelijk is voor het transport zijn daarvoor cruciaal.

Wat kunt u doen?
Duidelijk is dat materiële aanpassingen aan uw (ERP-)systemen nodig zijn om het nultarief met zekerheid te kunnen toepassen en gebruik te kunnen maken van de regels voor voorraad op afroep. Met data-analysetools kunt u inzicht krijgen in uw supply chain, een quick scan van uw processen uitvoeren en u helpen om uw systemen compliant te maken.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp of wilt u met ons samenwerken? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.

Bron: https://www.pwc.nl/nl