Loonheffing: vaste reiskostenvergoeding en thuiswerken
Als gevolg van COVID-19 werken veel werknemers vanuit huis. Desondanks is het fiscaal toegestaan bij een vaste reiskostenvergoeding uit te gaan van het reispatroon van vóór 13 maart 2020. Deze goedkeuring vervalt echter naar verwachting met ingang van 2021. In deze bijdrage zetten wij de gevolgen hiervan uiteen. Verder gaan wij in op de fiscale uitruil van bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering voor een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding. Tot slot staan wij stil bij de fiscale mogelijkheden bij thuiswerken.
VASTE REISKOSTENVERGOEDING
Regeling vóór 13 maart 2020
In geval van een 5-daagse werkweek mag voor de berekening van de gericht vrijgestelde kilometervergoeding worden uitgegaan van 214 reisdagen op jaarbasis. In deze 214 dagen is al rekening gehouden met bijvoorbeeld incidenteel thuiswerken en ziekte.
- Voor het bepalen van de hoogte van de vaste reiskostenvergoeding mag worden uitgegaan van 214 reisdagen indien:
de werknemer in een kalenderjaar vermoedelijk in minimaal 36 weken op 5 dagen voor zijn/haar werk naar een vaste werkplek reist; - of de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist.
Ingeval van deeltijdwerken kan de regeling naar rato van deeltijdpercentage worden toegepast.
Regeling vanaf 13 maart 2020
Als gevolg van COVID-19 is vanwege het thuiswerken het reispatroon van veel werknemers veranderd, waardoor zij niet meer voldoen aan de voorwaarden voor toepassing van de vaste reiskostenvergoeding op grond van de 214-dagenregeling.
In het Besluit noodmaatregelen coronacrisis heeft de Staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat voor de vaste reiskostenvergoeding die is gebaseerd op de 214-dagenregeling mag worden uitgegaan van het reispatroon van vóór 13 maart 2020. Indien het reispatroon van werknemers als gevolg van COVID-19 door bijvoorbeeld het thuiswerken verandert, hoeft de reiskostenvergoeding die is gebaseerd op de 214-dagenregeling niet te worden aangepast.
Deze goedkeuring wordt naar verwachting ingetrokken vanaf 1 januari 2021.
Regeling vanaf 1 januari 2021
Aangezien de goedkeuring van de Staatssecretaris van Financiën naar verwachting vanaf 1 januari 2021 wordt ingetrokken, komen werknemers die thuiswerken in veel gevallen niet meer in aanmerking voor de gericht vrijgestelde kilometervergoeding op basis van de 214-dagenregeling. Vanaf 1 januari 2021 gelden de regels weer zoals die golden vóór 13 maart 2020. Dit heeft tot gevolg dat voor de toepassing van de 214-dagenregeling vanaf 1 januari 2021 weer moet worden uitgegaan van het daadwerkelijke reispatroon. Wij merken op dat er alternatieve mogelijkheden zijn ter compensatie hiervan, zoals onder andere het benutten van de zogenaamde vrije ruimte in het kader van de werkkostenregeling.
UITRUIL EINDEJAARSUITKERING
Veel werknemers met een lagere vergoeding dan € 0,19 per kilometer hebben de mogelijkheid om bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering (deels) uit te ruilen voor een hogere gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding.
De Belastingdienst neemt het standpunt in, dat indien de keuze voor uitruil is gemaakt na 13 maart 2020, slechts kan worden uitgeruild op grond van de 214-dagenregeling indien de werknemer daadwerkelijk op minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek heeft gereisd. Heeft de werknemer op minder dan 128 dagen naar een vaste reisplek gereisd, dan dient de reiskostenvergoeding, op basis waarvan wordt uitgeruild, te worden berekend op grond van de daadwerkelijk reisdagen. Dit zou kunnen resulteren in een lagere vergoeding dan wel de uitruil onmogelijk kunnen maken.
THUISWERKEN
Alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in verband met thuiswerken vormen bruto loon van de werknemer, tenzij sprake is van een vergoeding van zogenoemde intermediaire kosten of wanneer u als werkgever ervoor kiest om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan te wijzen als eindheffingsloon waardoor de werknemer een netto vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ontvangt. Afhankelijk van de situatie en de aard van de betreffende vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is vervolgens sprake van een gerichte vrijstelling of komt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ten laste van de vrije WKR-ruimte en bent u als werkgever bij overschrijding ervan 80% eindheffing verschuldigd.
Indien u nog vragen heeft over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.