Salariswijzigingen 2023
Per 2023 zijn er wijzigingen van toepassing in de salarisadministratie van uw werknemers. In dit nieuwsbericht behandelen wij de 15 meest relevante wijzigingen van het komende kalenderjaar op het gebied van de payroll en loonheffingen aspecten.
Daarnaast gaan wij ook nog in op onlangs ingegane wijzigingen, relevante toekomstige wet- en regelgeving en een aantal vragen c.q. relevante onderwerpen uit de praktijk.
1. Reiskostenvergoeding
Vanwege de hogere brandstofprijzen heeft het kabinet de al in het coalitieakkoord opgenomen verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding een jaar naar voren gehaald. Met ingang van 1 januari 2023 stijgt de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer naar € 0,21 per kilometer.
Met ingang van 2024 zal de onbelaste reiskostenvergoeding verder stijgen naar € 0,22 per kilometer. De verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding geeft werkgevers de mogelijkheid werknemers meer tegemoet te komen in de reiskosten. Let wel, het is voor de werkgever niet verplicht om de reiskostenvergoeding te verhogen.
Het is voor een werkgever ook mogelijk om een hogere onbelaste reiskostenvergoeding te geven, dan het vastgestelde normbedrag. Dit kan onder andere gedaan worden door gebruik te maken van het WKR-budget. Van belang hierbij is dat de werkgever het meerdere als eindheffingsbestandsdeel aanwijst.
2. Hogere thuiswerkvergoeding
De onbelaste thuiswerkvergoeding wordt in 2023 verhoogd van € 2,00 naar € 2,15. Van belang is om goed te kijken naar de huidige afspraken tussen werkgevers en werknemers. In gevallen waarin hybride wordt gewerkt is het van belang om te beoordelen of bestaande afspraken over de vaste kostenvergoedingen of vaste reiskostenvergoedingen gewijzigd moeten worden. Let op, naast de fiscale aspecten, zal ook rekening moeten worden gehouden met de arbeidsrechtelijke aspecten en is er een administratieve verplichting voor de werkgever om inzichtelijk te maken wanneer er door werknemer thuis en op kantoor gewerkt wordt.
3. Impact grensoverschrijdend werken
Corona heeft er voor gezorgd dat veel werknemers wereldwijd hybride zijn gaan werken. Om de impact hiervan te beperken op het gebied van belasting en sociale zekerheid geldt er momenteel ten aanzien van grensarbeiders (België en Duitsland) een versoepeling op het gebied van sociale zekerheid. Het thuiswerken heeft voor grensarbeiders uit België en Duitsland geen invloed op de sociale zekerheidspositie van de werknemer tot in ieder geval 1 juli 2023. Voor de belastingpositie van de Belgische en Duitse werknemers ligt dit anders. De versoepeling hiervoor is al per 1 juli 2022 verlopen en is niet meer verlengd.
Op dit moment wordt er nog gekeken naar een structurele oplossing op het gebied van grensoverschrijdend werken en de impact hiervan op het gebied van belastingen en sociale zekerheid. We adviseren om de belasting- en sociale zekerheidspositie van internationale werknemers voor 2022 en vooruit blikkend naar 2023 te controleren, aangezien de gevolgen per land kunnen verschillen.
4. Werken waar je wilt en beleid
Het wetsvoorstel werken waar je wilt is nog niet in werking getreden, maar het is van belang om nu al na te denken over het gewenste beleid en de mogelijke gevolgen van de wet op de praktijk. Voor meer informatie over dit wetsvoorstel verwijzen wij u graag naar de website.
5. Geboorte- en ouderschapsverlof
Voor een uitgebreide update inzake het geboorte- en ouderschapsverlof verwijzen wij ook graag naar de website, de input omtrent het geboorte- en ouderschapsverlof is verzorgd door onze legal collega’s.
6. Benutten vrije ruimte WKR
Om de lasten voor ondernemers uit het midden- en kleinbedrijf te verlagen, wordt onder andere het budget van de werkkostenregeling (WKR) verruimd. Via de vrije ruimte van de WKR is het mogelijk om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast aan werknemers te geven als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is.
De vrije ruimte bedraagt in 2022 1,7% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Voor het meerdere aan loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In 2023 bedraagt de vrije ruimte 3% over de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Voor het einde van het jaar is het nog van belang om na te gaan hoeveel vrije ruimte er nog over is en of er mogelijk sprake is van een overschrijding. Indien er sprake is van een overschrijding, dan is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd.
7. Aandachtspunten 30% regeling
Uit het buitenland aangeworven werknemers komen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking voor de 30%-regeling, waardoor zij gedurende een periode van maximaal vijf jaar in beginsel 30% van hun salaris onbelast kunnen ontvangen.
WNT norm
Vanaf 1 januari 2024 wordt de 30%-regeling beperkt tot maximaal de WNT-norm, voor de meesten beter bekend als de Balkenendenorm (in 2022: € 216.000 en in 2023 waarschijnlijk: € 223.000). Het eventuele salaris boven de Balkenendenorm wordt dan (regulier) volledig belast. Mochten de werkelijke extraterritoriale kosten echter hoger liggen dan de maximale onbelaste vergoeding op basis van de 30%-regeling, dan kan ervoor worden gekozen om aan te sluiten bij het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten.
Overgangsregeling
Binnen deze verandering is ook een overgangsregeling geïntroduceerd. Indien in het laatste loontijdvak van 2022 de 30% regeling wordt verwerkt in de salarisadministratie zal de aftoppingsmaatregel niet per 1 januari 2024, maar vanaf 1 januari 2026 worden toegepast.
Indien de 30% regeling wordt verwerkt vanaf 2023 zal de aftopping dus wel per 1 januari 2024 van toepassing gaan zijn.
Keuze maken
Met ingang van 1 januari 2023 moeten de werkgever en werknemer ook een keuze moeten gaan maken of zij wensen aan te sluiten bij de 30%-regeling dan wel het vergoeden van de werkelijke kosten. Deze keuze zal dan gelden voor het gehele kalenderjaar en moet ieder kalenderjaar opnieuw gemaakt worden, gedurende de looptijd van de beschikking. Omdat in de eerste maanden van de tewerkstelling van de aangeworven werknemer de 30%-regeling zal worden aangevraagd, kan de keuze in de eerste 4 maanden achterwege blijven en zal vervolgens de definitieve keuze voor het betreffende kalenderjaar worden gemaakt.
Let op, de beperking van de 30%-regeling kan voor een mogelijke kandidaat met een topinkomen wellicht een reden zijn om nog in 2022 in dienst te treden, omdat in dat geval nog gebruik gemaakt kan worden van de overgangsregeling en de werknemer pas later met de beperking van de 30%-regeling zal worden geconfronteerd.
8. Bijtelling auto van de zaak
Met ingang van 2023 wordt het bijtellingspercentage voor het privégebruik van een nieuwe elektrische auto van de zaak gesteld op 16% van de cataloguswaarde tot € 30.000. Voor het meerdere geldt de standaardbijtelling van 22%.
Daarnaast benoemen wij ter volledigheid dat de auto volledig aangedreven op waterstof bijgeteld wordt tegen 16% over de volledige cataloguswaarde.
9. Fiets van de zaak – verwijzing naar mogelijkheden
Per 1 januari 2020 geldt er voor de fiets van de zaak een vereenvoudiging. Net als bij de auto van de zaak geldt er een forfaitaire bijtelling. De bijtelling bedraagt 7% van het consumentenadviesprijs van de fiets. Het is mogelijk om de fiets van de zaak ter beschikking te stellen naast de auto van de zaak. Onder het begrip fiets vallen vele soorten, denk aan een elektrische fiets, bakfiets etc. Het ter beschikking stellen van een fiets kan dus een interessante toevoeging zijn aan de secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers.
Naast het ter beschikking stellen van een fiets is het ook mogelijk om via de cafetariaregeling een fiets te vergoeden. De vergoeding kwalificeert in beginsel als belast loon. Wel is het mogelijk om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestandsdeel en op te nemen in de vrije ruimte van de WKR.
10. Doelmatigheidsmarge voor de DGA
Personen die werkzaamheden verrichten voor een vennootschap waarin zijzelf of hun fiscaal partner een aanmerkelijk belang bezitten, moeten een gebruikelijk loon in aanmerking nemen. Op dit moment mag in veel gevallen voor de hoogte van het gebruikelijk loon worden uitgegaan van 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking (doelmatigheidsmarge). Vanaf 1 januari 2023 zal deze doelmatigheidsmarge worden afgeschaft, waardoor aanmerkelijkbelanghouders een hoger gebruikelijk loon in aanmerking moeten nemen en in box 1 meer belasting zullen betalen.
Het is van belang om samen met PKF Wallast de hoogte van uw gebruikelijk loon nog eens goed te bespreken. Het afschaffen van de doelmatigheidsmarge per 1 januari 2023 kan het noodzakelijk maken om het gebruikelijk loon te verhogen. Dit hoeft echter niet altijd het geval te zijn, indien er een goede onderbouwing kan worden gevonden, waarmee het mogelijk is het gebruikelijk loon in stand te houden of om juist een lager gebruikelijk loon in aanmerking te nemen.
Gemaakte afspraken met Belastingdienst
Aan eventuele afspraken met de Belastingdienst rondom het gebruikelijk loon kan niet zonder meer vertrouwen worden ontleend. Het is daarom verstandig de afspraken die er liggen te bekijken en of deze nog in lijn zijn met de wijzigingen. Als dit niet het geval is zullen er nieuwe afspraken over de hoogte van het gebruikelijk loon dienen te worden gemaakt.
11. DBA en het aflopende handhavingsmoratorium
Op 5 juli 2022 heeft minister Van Gennip van Sociale Zaken en Werkgelegenheid haar brief ‘Hoofdlijnenbrief Arbeidsmarkt’ naar de Tweede Kamer gestuurd. In deze brief geeft het kabinet aan hoe zij de arbeidsmarkt weer toekomstbestendig wil maken. Een van de vijf belangrijke thema’s in de brief gaat over het scheppen van meer duidelijkheid over de kwalificatie van arbeidsrelaties. In december 2022 wordt er een vervolg op deze brief verwacht, waarin meer duidelijkheid zal komen over het afschaffen van het handhavingsmoratorium. Op dit moment heeft het kabinet in ieder geval aangegeven dat per 1 januari 2025 het handhavingsmoratorium wordt opgeheven of indien mogelijk eerder. Indien het handhavingsmoratorium eindigt dan zal de Belastingdienst de controles gaan intensiveren. Let op, dit betekent niet dat de Belastingdienst op dit moment geen controles uitvoert. Van belang is om de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en waar nodig NAHV Accountants te betrekken, zodat samen met ons kan worden bezien of er wijzigingen aangebracht dienen te worden.
12. Renseigneringsverplichting
Sinds 1 januari 2022 geldt er een nieuwe renseigneringsverplichting voor administratieplichtigen. De rapportage in dit kader dient u tussen 1 januari 2023 en 31 december 2023 in te dienen bij de Belastingdienst. Mocht u vragen hebben over deze verplichting helpen we natuurlijk graag.
13. Werkhervattingskas wijziging premie
Werkgevers zijn naast de basispremie WIA/WAO ook de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas verschuldigd. Voor de hoogte van de premie wordt onderscheid gemaakt tussen kleine, middelgrote en grote werkgevers. Om uw salarisadministratie goed voor te bereiden voor de verwerking in 2023, hebben wij de juiste gegevens nodig betreffende de Whk-premies.
Wij willen u vragen om de beschikkingen met de premiepercentages voor het jaar 2023 in december 2022 naar uw contactpersoon van de salarisadministratie te sturen. Alvast dank, wij gaan op basis van de beschikking natuurlijk aan de slag om de administratie voor 2023 voor te bereiden.
14. Maximum premieloon
In 2022 bedraagt het maximum premieloon € 59.706. In 2023 bedraagt het maximum premieloon € 66.956. De stijging heeft te maken met de verhoging van het wettelijk minimumloon. De aanzienlijke verhoging betekent ook dat de werkgeverslasten per 2023 gaan toenemen. Indien er verschillende werkgeverlasten-reserveringen worden gemaakt binnen de salarisadministratie kan het van belang zijn om hier rekening mee te houden en verdere verrassingen te voorkomen.
15. Registratie CO2 uitstoot werknemers
Vanaf 1 juli 2023 geldt voor werkgevers met 100 of meer werknemers de verplichting om jaarlijks te rapporteren over de CO2-uitstoot van hun reizende werknemers. Hiermee wilt het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat monitoren of het mogelijk is om het verwachte CO2-reductiedoel in 2030 te bereiken. Het rapporteren van deze gegevens zal voor veel administratieve lasten zorgen bij de werkgever. Van belang is om hier begin 2023 met uw salarisadministrateur naar te kijken, zodat nagegaan kan worden hoe dit op een juiste wijze ingericht kan worden.
Zijn er minder dan 100 werknemers in dienst, maar is de verwachting dat in de loop van het jaar dit aantal wel behaald gaat worden, neem ook dan vast stappen en tref de juiste voorbereidingen.
Indien u nog vragen heeft over dit nieuwsbericht, neem dan gerust contact met ons op.