UBO-registratieplicht per 27 september 2020

Sinds 27 september 2020 zijn bijna alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen verplicht om hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO) te registreren in het nieuwe UBO-register. Met dit schrijven informeren wij u over deze registratieplicht en geven wij antwoord op de meestgestelde vragen over het UBO-register.

Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een register waarin vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) moeten registreren (zie hierna over wanneer iemand ‘UBO’ is). Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van crimineel geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en het financieren van terrorisme. De gedachte is dat het tegengaan hiervan makkelijker wordt als duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende(n) van een entiteit is/zijn. Op die manier zijn personen en organisaties (zoals accountants, advocaten en notarissen) beter geïnformeerd over degenen met wie zij een zakelijke relatie aan (willen) gaan.

Welke informatie is openbaar?
Een deel van de informatie over de UBO’s is openbaar. Het gaat om de voor- en achternaam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, het land waar de UBO woonachtig is en de aard en omvang van het economische belang van de UBO.

Welke informatie is niet openbaar?
Gegevens over de UBO’s die niet openbaar zijn en alleen in te zien zijn door bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU) zijn het burgerservicenummer (BSN) / buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), de geboortedag, het geboorteland en de geboorteplaats, het woonadres, een afschrift van geldig identiteitsdocument en een afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?
De volgende organisaties moeten UBO’s inschrijven: bv’s, niet-beursgenoteerde nv’s, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (opgericht bij notariële akte), waarborgmaatschappijen en coöperaties, verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met onderneming. Ook de volgende personenvennootschappen moeten UBO’s inschrijven: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen. De UBO-registratieplicht geldt daarnaast voor Europese nv’s, Europese coöperatieve vennootschappen en Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben, en rederijen.
Uitgezonderd van de registratieplicht in het UBO-register zijn onder meer beursgenoteerde vennootschappen, eenmanszaken en verenigingen van eigenaren. Ook buitenlandse juridische entiteiten hebben in Nederland geen registratieplicht, maar die vallen mogelijk onder de registratieplicht voor het UBO-register van het land van herkomst.

Wanneer moet de UBO worden ingeschreven?
Rechtspersonen en vennootschappen die al bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben tot 27 maart 2022 de tijd om hun UBO(’s) te registreren. Rechtspersonen en vennootschappen die nog niet bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben een week de tijd vanaf het moment waarop de verplichting tot de opgave in het handelsregister ontstaat (bijvoorbeeld de oprichting). Als de UBO’s in de toekomst wijzigen, dan moet dat direct worden geregistreerd.

Waar kan de UBO worden ingeschreven?
Registratie in het UBO-register vindt plaats via de website van de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl).

Wat houdt de ‘terugmeldplicht’ van Wwft-dienstverleners in?
Bij dienstverlening die onder de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’ (Wwft) valt, zijn dienstverleners (onder wie wij als accountants, maar ook advocaten en notarissen) wettelijk verplicht om ‘cliëntenonderzoek’ te doen. Bij het Wwft-cliëntenonderzoek moet het UBO-register worden geraadpleegd.
Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die de Wwft-dienstverlener zelf heeft, dan is de Wwft-dienstverlener wettelijk verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit is de ‘terugmeldplicht’ bij Wwft-dienstverlening. De terugmelding moet worden onderbouwd met stukken. De Kamer van Koophandel stelt vervolgens de juridische entiteit op de hoogte dat een verschil is gemeld en stelt haar in de gelegenheid de informatie in het UBO-register te controleren. De Kamer van Koophandel vraagt geen informatie op bij de UBO’s.

Wanneer is iemand een UBO?
Een UBO (ultimate beneficial owner) is een uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon of vennootschap. Volgens de wet is de UBO elke natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit. Een UBO is dus altijd een natuurlijk persoon. Een juridische entiteit kan één of meer UBO’s hebben (of pseudo-UBO’s).
Soms is er geen UBO of bestaat er twijfel of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is. In die gevallen moeten er één of meer ‘pseudo-UBO’s’ worden aangewezen. Dat zijn natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Het verschilt per soort rechtspersoon of vennootschap wie daaronder moet worden verstaan.

Meer informatie over het UBO-register?
Mocht u na het lezen van deze informatie nog behoefte hebben aan aanvullende informatie of nog vragen hebben, kijk dan op de website van de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl), de website van de Rijksoverheid (www.rijksoverheid.nl) of neem contact met ons op.

Bron: www.novak.nl