Veelvoorkomende fouten en oplossingen WBSO-administratie
Bedrijven die gebruikmaken van de WBSO moeten hun R&D-uren, -kosten en -uitgaven goed administreren. Deze administratie is niet alleen belangrijk voor de verplichte mededeling in maart, maar ook om te kunnen overhandigen aan RVO bij een controle. PNO Consultants heeft een aantal administratiezaken die vaak misgaan op een rij gezet.
Correctie op WBSO-beschikking of boete
Zo belangrijk als een goede WBSO-aanvraag is voor de toekenning van de subsidie, zo belangrijk is de administratie voor de verantwoording achteraf. Elke R&D-medewerker die gebruikmaakt van de regeling moet vanaf de eerste dag de gemaakte R&D-uren goed en tijdig bijhouden, hetzelfde geldt voor de projectvoortgang en kosten- en uitgaven. Deze uren- en projectadministratie is belangrijk, omdat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland op elk willekeurig moment een controle kan uitvoeren. Als tijdens deze controle blijkt dat deze administratie niet klopt, kan een correctie over de WBSO-beschikking volgen en zelfs een boete worden opgelegd. Om dit te voorkomen, heeft PNO de meest voorkomende fouten op een rij gezet met daarbij de oplossing.
|
Onderdeel |
Wat gaat er fout? |
Hoe los je dit op? |
|
Uren- |
Bedrijven administreren uren van medewerkers die niet op de loonlijst staan (externe inhuur). |
Administreer alleen de R&D-uren van medewerkers die daadwerkelijk op de loonlijst staan van de onderneming waar WBSO voor is aangevraagd. |
|
|
Alle projecturen verantwoorden als WBSO-uren en niet alleen de uren die in aanmerking komen. |
Niet alle projecturen vallen per definitie onder de WBSO. Let hier dus goed op, en neem bij twijfel contact op met uw consultant. |
|
Project-administratie |
De projectadministratie is vaak versnipperd beschikbaar |
Bundel de projectadministratie en bewaar alle documenten die bij het WBSO-project horen goed bij elkaar. Dus ook e-mails of andere communicatiedocumenten. |
|
|
Alleen eindresultaat opgenomen in administratie, maar niet de documenten van “de weg er naartoe”. |
Stop ook de voortgangsdocumenten van het project in de administratie. Dit zijn bijvoorbeeld foto’s, tekeningen, kladjes, aantekeningen en gespreksverslagen. |
|
|
Samenwerkende bedrijven (geen |
Als twee bedrijven samen aan een R&D-project werken, moeten beide bedrijven een eigen inhoudelijke projectadministratie bijhouden waaruit hun eigen inbreng blijkt. |
|
Kosten en |
Als er al een totaaloverzicht van de kosten per project is (dit is vaak al een probleem!), zijn het ook nog vaak alle projectkosten. Hierbij is er geen onderscheid gemaakt tussen kosten die wel of niet kwalificeren. |
Probeer echt een goed onderscheid te maken tussen de verschillende kostenposten van het project. Niet alle projectkosten die worden gemaakt vallen namelijk per definitie onder de WBSO. Neem bij twijfel contact op met uw consultant. |
|
Doorgeven BSN’s / bepaling uurloon |
Voor het bepalen van het uurloon voor de WBSO zijn niet de juiste Burgerservicenummers doorgegeven aan RVO. Fouten hierbij zijn: – Opgeven van BSN’s van alle medewerkers – Opgeven van BSN’s van alle projectmedewerkers (incl. externe inhuur) – Opgeven van niet alle R&D-medewerkers over het betreffende jaar (niet volledig) |
Geef bij de aanvraag alleen de BSN’s door van de S&O-medewerkers van het aanvraagjaar– 2 door aan RVO. In 2016 gaat het dus om de BSN’s van de R&D-medewerkers uit 2014. Neem bij twijfel altijd contact op met uw consultant. |
|
Verrekening van de gemaakte WBSO-uren, -kosten en -uitgaven |
De verrekening van de (correctie-) |
Lees in dit artikel wat u moet doen met de verrekening van (een correctie-)RDA-beschikking. |