Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)

Zoals reeds eerder aangekondigd zal er begin 2015 een grote wijziging optreden in de wijze waarop de arbeidsrelatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers fiscaal wordt beoordeeld. De huidige systematiek die uitgaat van het aanvragen van een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) zal worden vervangen door een webmodule. Deze wijziging is niet slechts van administratieve aard. De webmodule zal ervoor zorgen dat de opdrachtgever meer verantwoordelijkheden gaat dragen en eerder aangesproken kan worden wanneer achteraf blijkt dat er eigenlijk loonheffing had moeten worden ingehouden. Hoe dit precies werkt, leest u in dit artikel.

Kamer van Koophandel
De webmodule betreft een online toepassing waarin zowel opdrachtgever als opdrachtnemer hun input over de arbeidsrelatie leveren. De vragen die hierbij aan de orde komen zullen niet veel afwijken van hetgeen bij het aanvragen van een VAR aan de orde komt. Door de online toepassing is het voor betrokkenen mogelijk om hun arbeidsrelatie op ieder gewenst moment te laten toetsen. Deze toetsing vindt plaats nadat beide partijen de (verwachte) feiten en omstandigheden van de arbeidsrelatie hebben ingevuld. Het is de bedoeling dat de fiscus hiermee ook inzicht en zekerheid biedt omtrent de wijze waarop zij een arbeidsrelatie beoordelen. De webmodule zal beschikbaar worden via de Kamer van Koophandel, meer in het bijzonder via het Ondernemersplein. Hierdoor kan tijdens het inschrijven bij de Kamer van Koophandel direct gebruik worden gemaakt van de module.

Wijziging verantwoordelijkheid
De huidige systematiek van een VAR was voor opdrachtgevers zeer aantrekkelijk. Zij hoefden er enkel voor te zorgen dat zij over een geldige VAR voor de werkzaamheden beschikten en de opdrachtnemer hadden geïdentificeerd. In dat geval liep de opdrachtgever nagenoeg geen enkel fiscaal risico meer. Dit is alleen anders wanneer het overduidelijk is dat de VAR onjuist is, bijvoorbeeld bij knip- en plakwerk. Dit gaat helaas veranderen. De overheid wil meer verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever neerleggen. Reden hiervoor is dat de Belastingdienst niet in staat is om het grote aantal VAR-aanvragen tijdig en goed te controleren. Dit leidt ertoe dat teveel aanvragen zonder deugdelijke controle worden verleend, mogelijk dus onterecht. En dat daardoor teveel zzp-ers aanspraak maken op de ondernemersfaciliteiten in de inkomstenbelasting waardoor de overheid vele miljoenen aan belastingopbrengsten misloopt. Dergelijke zzp-ers noemt men schijnzelfstandigen.

Input verplicht
Om opdrachtgevers meer te betrekken bij het opsporen van deze schijnzelfstandigheid worden zij verplicht om in de webmodule de feiten en omstandigheden in te vullen waarop zij een beslissende invloed hebben. Denk hierbij dus aan afspraken over vakantiedagen, werktijden, doorbetaling bij ziekte enz. De opdrachtgever gaat ook tekenen voor deze input en wordt hiervoor zodoende verantwoordelijk. Zolang de werkzaamheden plaatsvinden onder de omstandigheden zoals opgenomen in de webmodule kan de opdrachtgever niet worden aangesproken mocht later blijken dat er toch geen sprake is van ondernemerschap. Zodoende is het nog steeds mogelijk om een zzp-er in te huren zonder fiscaal risico. Wanneer echter achteraf komt vast te staan dat de door de opdrachtgever ingevulde feiten en omstandigheden niet overeenkomen met de werkelijkheid dan kan de opdrachtgever verantwoordelijk worden gehouden voor de onterecht niet ingehouden loonheffing. Uiteraard wordt de opdrachtgever niet gevraagd te tekenen voor zaken waarvan hij geen kennis kan hebben omdat deze verband houden met de onderneming van de opdrachtnemer. Denk hierbij aan het reclamebudget, de verwachte omzet, de investeringen en het totaal aantal bestede uren aan de onderneming.

Brief staatssecretaris
De webmodule zal naar verwachting begin 2015 worden ingevoerd. De staatssecretaris heeft inmiddels in een brief aangegeven dat het niet noodzakelijk is nieuwe VAR aan te vragen voor 2015. De verklaringen uit 2014 blijven, in tegenstelling tot de reguliere geldigheidsduur van één jaar, ook in de eerste maanden van 2015 geldig. Daarnaast heeft de staatssecretaris aangegeven te willen bezien of het mogelijk is in de webmodule duidelijk te laten worden waarvoor de opdrachtgever medeverantwoordelijkheid moet aanvaarden. Doordat deze rechtspositie aanzienlijk zal wijzigen is duidelijke communicatie hieromtrent gewenst.

Borgen binnen uw organisatie
De invoering van de webmodule brengt opdrachtgevers dus een additioneel risico. Zij zullen hun administratieve processen goed moeten stroomlijnen om dit risico zo klein mogelijk te houden. En dat betekent dus dat iemand binnen de organisatie met voldoende fiscale kennis en informatie over de feiten en omstandigheden van de onderhavige opdracht de input levert voor de webmodule. Deze medewerker moet goed op de hoogte zijn van de achtergrond van bepaalde vragen en de noodzaak om deze goed en volledig te beantwoorden. Wanneer namelijk achteraf blijkt dat de arbeidsrelatie tussen uw organisatie en de opdrachtnemer door de fiscus als een dienstbetrekking wordt beoordeeld en niet als winst uit onderneming, kan de fiscus uw organisatie aanspreken op mogelijk onjuiste informatie die is gegeven in de webmodule. Een juiste input is dus essentieel om dit fiscale risico buiten de deur te houden.