Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?

Geeft u een vaste vergoeding voor kosten die gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn? Voor deze kosten mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. U moet dan wel vooraf onderzoek doen naar de kosten die werknemers werkelijk maken. In deze handreiking leest u hierover meer. Ook vindt u informatie over de Reisbesluiten binnen- en buitenland voor ambtenaren.

Als u geen kostenonderzoek doet, dan zijn de vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten loon van de werknemer. Als u de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als eindheffingsloon, gaat dat ten koste van de vrije ruimte.

Let op!
Hebt u kostenonderzoek gedaan voor vaste kostenvergoedingen die onder de gerichte vrijstellingen vallen? Dan wijst u deze vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon. Doet u dat niet, dan zijn de gerichte vrijstellingen niet van toepassing en is de vaste kostenvergoeding loon van de werknemer.

Al een kostenonderzoek gedaan?
Hebt u voordat u de werkkostenregeling ging toepassen al een kostenonderzoek gedaan? Dan hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop de vergoeding zijn gebaseerd gelijk zijn gebleven.  

Geen kostenonderzoek
Geeft u een vaste vergoeding voor kosten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn? Dan hoeft u geen kostenonderzoek te doen. U kunt deze vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte. Wijst u de vergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan hoort deze tot het loon van de werknemer.

Reisbesluiten binnen- en buitenland
De Reisbesluiten binnenland en buitenland regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers van uw klant die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis. De werkgever moet dit wel aannemelijk kunnen maken. U hoeft dan geen kostenonderzoek te doen.

Vergelijkbare kosten
De werknemer is wat zijn uitgaven betreft vergelijkbaar met een ambtenaar op dienstreis, als de kosten die hij maakt qua hoogte en aard vergelijkbaar zijn. Ook moeten de kosten op de werknemer drukken. Dit betekent dat de kosten voor rekening van de werknemer komen. Verder mag de werknemer naast de vaste kostenvergoeding geen vergoeding krijgen van de werkelijke kosten.

Bedragen
Welke bedragen u kunt vergoeden, leest u in hoofdstuk 20.1.1. Handboek Loonheffingen. Vergoedt u meer, dan rekent u het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer of u wijst het aan als eindheffingsloon.

Voorbeeld
Een verkooporganisatie heeft buitendienstmedewerkers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. De werkgever geeft een vaste kostenvergoeding van € 90 per maand voor de kosten die zij maken onderweg.

Geen kostenonderzoek
De werkgever heeft geen kostenonderzoek gedaan. Wel heeft hij de vaste kostenvergoeding aangewezen als eindheffingsloon. De vaste kostenvergoeding van € 90 komt ten laste van de vrije ruimte. Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is hij 80% eindheffing verschuldigd.

Wel kostenonderzoek
Ons advies is wel kostenonderzoek te doen omdat de buitendienstmedewerkers kosten maken voor zaken die gericht vrijgesteld zijn en onder de intermediaire kosten vallen. Uit het kostenonderzoek blijkt dat zij gemiddeld de volgende kosten maken per maand:

De werkgever besluit op basis van het kostenonderzoek een vaste kostenvergoeding te geven voor bovenstaande bedragen. In totaal ontvangen de werknemers nu een vaste kostenvergoeding van € 103. De werkgever wijst de vaste kostenvergoeding voor maaltijden en consumpties onderweg en voor reiniging kostuums aan als eindheffingsloon. De vergoedingen die vallen onder de intermediaire kosten kan hij niet aanwijzen als eindheffingsloon omdat deze geen loon vormen voor de werknemer.

Omdat de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, komen de volgende kosten niet ten laste van de vrije ruimte:

• parkeren leaseauto
• maaltijden en consumpties onderweg
• relatiegeschenken

Alleen de vergoeding voor reiniging van de kostuums van € 20 komt ten laste van de vrije ruimte.

Meer informatie
Meer over vaste kostenvergoedingen leest u in hoofdstuk 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.

Bron: https://ffd.pleio.nl