Jouw accountant in Alphen aan den Rijn en Amsterdam

Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?

Als een vaste kostenvergoeding betrekking heeft op kosten die onder de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten vallen, moet u voor deze kosten een kostenonderzoek doen. Doet u dat niet, dan komt de vergoeding van deze kosten ten laste van de vrije ruimte wanneer u deze aanwijst als eindheffingsloon.
Voorbeeld
Een verkooporganisatie heeft buitendienstwerknemers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. Om niet langer geconfronteerd te worden met declaraties, doet de werkgever een kostenonderzoek. Hiervoor houden de werknemers 3 maanden hun kosten bij. Uit het onderzoek blijkt dat een buitendienstwerknemer gemiddeld de volgende kosten maakt per maand:

  • kosten voor parkeren van de leaseauto € 25
  • kosten voor relatiegeschenken € 8
  • kosten voor consumpties onderweg € 16
  • kosten voor reiniging kostuums € 25

De werkgever wil deze kosten onbelast vergoeden. In deze handreiking leest u hoe hij dit kan doen.

Gerichte vrijstelling of intermediaire kosten
Geeft een werkgever een vaste vergoeding voor kosten die onder de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten vallen? Dan komt deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

  1. U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
  2. U gaat per kostenpost na of sprake is van loon voor de werknemer. (Een vergoeding van intermediaire kosten is geen loon. Zie hoofdstuk 12.2 van het Handboek Loonheffingen).
  3. Als de vergoeding van een kostenpost loon is voor de werknemer wijst u deze aan als eindheffingsloon. Als u dit niet doet, moet de vergoeding bij de werknemer worden belast.
  4. Als sprake is van loon gaat u per kostenpost na of deze onder een gerichte vrijstelling valt. Als dit het geval is, moet u dit aannemelijk kunnen maken.
  5. U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten als het gaat om kosten die onder de gerichte vrijstellingen vallen. U doet dit ook als u de kosten als intermediaire kosten aanmerkt. U herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.

Al een kostenonderzoek gedaan?
Hebt u al een kostenonderzoek gedaan voordat u de werkkostenregeling ging toepassen? Dan hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Geen kostenonderzoek
U hoeft geen kostenonderzoek te doen voor dat deel van de vaste kostenvergoeding waarvoor geen gerichte vrijstelling bestaat. Dit geldt ook voor dat deel van de vaste kostenvergoeding dat niet bestaat uit intermediaire kosten. De vergoeding voor deze kosten is loon. U kunt deze kosten aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte laten vallen. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. Wijst u de vaste kostenvergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan moet deze bij de werknemer worden belast.

Terug naar het voorbeeld
De vergoeding van de parkeerkosten van de leaseauto valt onder intermediaire kosten en is daarom geen loon voor de werknemer. Dit geldt ook voor de vergoeding van relatiegeschenken. Meer over intermediaire kosten leest u in hoofdstuk 4.12.2 van het Handboek Loonheffingen.

De vergoeding van consumpties onderweg is wel loon voor de werknemer. De gerichte vrijstelling voor tijdelijk verblijf is van toepassing (zie hoofdstuk 20.1.1. van het Handboek Loonheffingen). De werkgever moet deze vergoeding dan aanwijzen als eindheffingsloon.

De vergoeding van reinigingskosten voor de kostuums zijn geen intermediaire kosten en vallen niet onder een gerichte vrijstelling. De vergoeding is wel loon voor de werknemer. Als de werkgever deze vergoeding aanwijst als eindheffingsloon komt deze ten laste van de vrije ruimte.

Meer informatie
Meer over vaste kostenvergoedingen leest u in hoofdstuk 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen. U kunt uiteraard ook contact opnemen met een van onze medewerk(st)ers.

Bron: https://fsa.pleio.nl/

© Copyright 2013 - NAHV Accountants - Algemeene voorwaarden